In data 22 febbraio 2013 si concluderà la Prima Fase del complesso processo di transizione dei Registri dei Farmaci sottoposti a monitoraggio AIFA: in tale data saranno attivi sulla nuova piattaforma web tutti i Registri di Monitoraggio non più accessibili tramite il precedente portale. Pertanto, l’utilizzo delle schede cartacee e dei Tool Excel per la registrazione delle prescrizioni non sarà più necessario.

AIFA ha già messo in atto dei meccanismi automatici per la riconciliazione con i dati storici presenti nel precedente database. In linea con questa azione, e con l’intento di limitare al minimo l’impatto dei processi di transizione sugli utenti, AIFA si impegna a garantire l’inserimento delle schede cartacee o Excel compilate fino al 22 febbraio c.a.

AIFA desidera ringraziare tutti gli operatori sanitari, ed in particolare gli oncologi medici, per l’impegno profuso in questa fase e per il grande senso di responsabilità fin qui dimostrata nel condividere con l’Agenzia questo processo di transizione verso il nuovo e definitivo sistema. E’ stata constatata una disponibilità e sensibilità da parte di tutti gli operatori - medici e farmacisti-  coinvolti nelle procedure di prescrizione ed erogazione del farmaco, così come si sottolinea l’importanza dell’approccio cooperativo da parte delle Regioni, ASL, Ospedali e Farmacie a questa attività.

I numerosi feedback ricevuti attraverso l'helpdesk (email: helpdesk@aifa.gov.it  e Telefono) stanno consentendo di registrare ed implementare alcuni utili suggerimenti volti a rendere il nuovo strumento sempre più agevole.

Entro il prossimo mese di Aprile, questa fase di evoluzione dinamica, che ha dovuto necessariamente conciliare la parte di sviluppo con l’operatività, si concluderà  con la completa funzionalità del nuovo sistema, che sarà finalmente accessibile a tutti gli operatori, ciascuno per le proprie funzioni ed aree di competenza: i farmacisti potranno procedere alla registrazione delle dispensazioni ed ogni medico accreditato avrà accesso e visibilità a tutti i trattamenti effettuati nella propria Divisione, così come avviene nella reale pratica clinica.

Tale applicazione web si basa su una logica ed un’architettura completamente diversa, solo parzialmente apprezzabile nei Registri ora on-line, studiata per garantire una migliore qualità della registrazione dei dati e, contestualmente, un minore impegno di tempo al personale sanitario.

Di seguito vengono riportate i tre schemi (A, B e C) da seguire per la registrazione dei pazienti e dei relativi trattamenti. 

A)

• Nuovi pazienti mai censiti nel precedente sistema di monitoraggio;
• Pazienti già censiti nel precedente sistema di monitoraggio e che devono iniziare un      trattamento mai inserito nel precedente sistema di monitoraggio. 

Procedere all’inserimento dei dati anagrafici del paziente ed alla compilazione delle schede di monitoraggio, seguendo le indicazioni sul link https://www.agenziafarmaco.gov.it/registri/. 

B)

• Nuovi pazienti mai censiti nel precedente sistema di monitoraggio e per i quali sono state compilate le schede cartacee;
• Pazienti già censiti nel precedente sistema di monitoraggio, che devono iniziare un trattamento mai inserito nel precedente sistema di monitoraggio e per i quali sono state compilate le schede cartacee;
• Pazienti già censiti nel precedente sistema di monitoraggio con trattamento, già in corso nel precedente sistema di monitoraggio e per i quali sono state compilate le schede cartacee. 

In riferimento alle prescrizioni effettuate prima dell’attivazione del Registro nuovo (per ogni singolo farmaco), AIFA rende disponibili due possibilità, che saranno condivise ed armonizzate con le singole Regioni: 

• Inserire solo i dati anagrafici e minime informazioni relative al trattamento in corso (numero di cicli, data e posologia dell’ultima somministrazione già inseriti nel precedente sistema di monitoraggio) proseguendo in questo modo con le prescrizioni. Il sistema quindi genererà (come di consueto in tutti i registri) un Codice Identificativo Unico e che dovrà essere trascritto sulle schede cartacee già compilate che, opportunamente anonimizzate potranno essere inviate ad AIFA che provvederà all’inserimento delle stesse. Si ricorda inoltre, che ai fini della tutela della privacy, ai sensi del D.Lgs. n. 196/2003, il nome in chiaro del paziente, non deve essere indicato nelle schede cartacee inviate all’AIFA. Il dettaglio delle procedure da seguire per questa opzione sarà indicato sul portale AIFA.

oppure

• Procedere autonomamente all’inserimento dei dati anagrafici del paziente ed alla compilazione di tutte le schede, riversando sul sistema web le schede cartacee già compilate. 

C)

• Pazienti già censiti nel precedente sistema di monitoraggio e con trattamento già in corso nel precedente sistema di monitoraggio

Procedere all’inserimento dei dati anagrafici del paziente e minime informazioni relative al trattamento in corso (numero di cicli, data e posologia dell’ultima somministrazione già inseriti nel precedente sistema di monitoraggio) proseguendo in questo modo con le prescrizioni. AIFA provvederà alla migrazione dati storici presenti nel precedente sistema di monitoraggio, senza ulteriore impegno richiesto ai clinici.

Pubblicato il: 15 febbraio 2013