In relazione alla comunicazione pubblicata sul Portale AIFA il 7 maggio 2026, concernente il sistema informatico Workflow officine Materie Prime e le modalità di presentazione delle istanze e di ulteriori documenti, si comunicano le modalità tecniche da adottare per una corretta trasmissione dei file:

• i file prodotti devono avere formato PDF editabile o p7m e, nel caso di scansioni, una risoluzione di acquisizione di 200 dpi, sia per il bianco e nero sia per il colore;
• la documentazione dovrà avere limite massimo di 30 MB per singolo allegato e 100 MB per il totale degli allegati caricati;
• tutti i documenti possono essere acquisiti anche in bianco e nero, al fine di limitarne le dimensioni; vanno acquisiti a colori solo i documenti che lo richiedono strettamente;
• dopo ogni scansione è richiesta la verifica della qualità dell’immagine digitale prodotta, con particolare riferimento alla correttezza dell’inquadratura, all’integrità del testo e all’intelligibilità del contenuto.

Esclusivamente in caso di superamento delle dimensioni consentite (30MB per singolo allegato e 100 MB per il totale degli allegati) , sarà possibile inviare  tramite PEC i documenti che eccedono per dimensione; in tali casi nel documento principale caricato sulla piattaforma workflow officine materie prime dovrà essere specificato che il completamento della trasmissione sarà effettuato tramite PEC all’indirizzo di posta elettronica certificata protocollo@pec.aifa.gov.it, mettendo come oggetto la dicitura “UGMPAPI/ Tipologia documento / codice pratica”. 

Si sottolinea che qualora, durante l’utilizzo del Front End del Workflow, si verifichino inconvenienti di natura informatica tali da impedire il caricamento delle istanze e/o della documentazione integrativa, l’officina istante è tenuta ad aprire un ticket presso il servizio Helpdesk di AIFA per la segnalazione della problematica riscontrata.

Qualora tali inconvenienti possano comportare il superamento delle tempistiche previste per la presentazione della documentazione integrativa, è necessario darne tempestiva comunicazione all’Ufficio Ispezioni e autorizzazioni GMP materie prime.