Ufficio affari legali e attività normativa

• Assicura il supporto legale al Presidente e agli altri organi, agli organismi e alle strutture dell’AIFA, attraverso la redazione di pareri, anche a rilevanza esterna, su specifiche questioni giuridiche;
• assicura il supporto giuridico, anche in ambito regolatorio, agli organi, agli organismi, al Direttore amministrativo, al Direttore tecnico-scientifico e alla CSE, anche attraverso la redazione di pareri e di informative a valenza esterna;
• supporta, su espressa richiesta, le strutture competenti nella predisposizione degli atti amministrativi più rilevanti;
• assicura il coordinamento dell’attività normativa dell'AIFA anche in materia regolatoria;
• coordina l’attività regolamentare dell’AIFA, in raccordo con le strutture competenti per materia;
• coordina e assicura l’attività istruttoria degli atti parlamentari di indirizzo e di controllo, in raccordo con le strutture competenti;
• formula proposte a carattere normativo, in raccordo con l’Ufficio di Presidenza, affari generali e relazioni istituzionali, coordinandosi, per gli aspetti tecnico scientifici e regolatori, con la Direzione tecnico- scientifica, e assicura il necessario supporto al Ministero della salute nelle attività normative afferenti alle materie di competenza dell’AIFA;
• coordina la partecipazione dell’AIFA ai processi di normazione nazionale nonché ai processi di revisione e di recepimento della normativa eurounitaria, in raccordo con l’Ufficio affari internazionali per gli aspetti di competenza;
• assicura il monitoraggio dell’attività legislativa a livello regionale, nazionale ed eurounitario;
• coordina le attività relative alla prevenzione della corruzione, ferme restando le competenze del Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, fornendo alle stesso il necessario supporto;
• analizza, d’intesa col Responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza, il risk assessment dell’AIFA attraverso la mappatura dei processi e dei rischi corruttivi;
• coordina le attività relative alla sicurezza per la protezione dei dati personali, in collaborazione con il Responsabile della protezione dei dati personali (DPO), supportando le strutture dell’AIFA nel trattamento dei dati personali e il titolare nei rapporti con il Garante per la protezione dei dati personali;
• cura e aggiorna, in collaborazione con l’Area per la digitalizzazione, il procurement e il patrimonio, il registro del trattamento dei dati personali.

Ufficio affari contenziosi

• Coordina e gestisce il contenzioso giurisdizionale e amministrativo dell’AIFA, in coerenza con le linee di indirizzo;
• coordina e gestisce il contenzioso del lavoro, ivi inclusa la costituzione diretta in giudizio su procura alla lite del legale rappresentante dell’AIFA;
• coordina le attività istruttorie relative al contenzioso eurounitario afferenti alle materie di competenza dell’AIFA, supportando il Ministero della salute nella predisposizione del parere governativo sull’intervento in giudizio;
• coordina e gestisce il contenzioso relativo ai giudizi di opposizione alle sanzioni amministrative pecuniarie, ivi inclusa la costituzione diretta in giudizio su procura alla lite del legale rappresentante dell’AIFA, assicurando il supporto legale alle strutture durante l'intero procedimento sanzionatorio;
• predispone le memorie per la difesa in giudizio dell’AIFA nei contenziosi patrocinati dall’Avvocatura generale dello Stato e coordina i rapporti con la stessa, provvedendo alla predisposizione delle determinazioni per la liquidazione dei diritti e delle spese di giudizio, previo controllo contabile dell'Ufficio competente;
• predispone, in raccordo con le strutture interessate, gli atti di transazione stragiudiziale e di conciliazione giudiziale;
• assicura il coordinamento dell’accesso documentale e civico generalizzato, fornendo supporto legale alle strutture che hanno formato o detengono gli atti;
• assicura la tenuta del registro accessi e la gestione degli accessi agli atti di natura trasversale in raccordo con le strutture dell’AIFA interessate;
• gestisce l'agenda legale del contenzioso e le procedure di rimborso delle spese legali sostenute dal personale dell'AIFA.

Ufficio pianificazione e controllo di gestione

• Elabora e cura il modello di pianificazione e programmazione per l’attuazione degli indirizzi strategici dell’AIFA;
• supporta le strutture competenti nella predisposizione dei documenti di pianificazione e programmazione economico-finanziaria;
• elabora e cura il modello di controllo di gestione finalizzato alla verifica del conseguimento degli obiettivi operativi e alla verifica dell’efficienza ed economicità della gestione delle risorse assegnate alle strutture dell’AIFA;
• elabora la reportistica direzionale e cura lo sviluppo di modelli interpretativi per valutare l'efficienza e l’economicità della produzione;
• supporta la Direzione amministrativa nella previsione del fabbisogno finanziario annuale e pluriennale dell’AIFA e nel governo del processo di budget economico di esercizio, in raccordo con l’Area per le politiche del personale e del bilancio e con l’Ufficio della contabilità e del bilancio;
• cura la definizione e manutenzione del sistema di contabilità gestionale;
• supporta il Direttore amministrativo nella predisposizione dello schema di convenzione di cui all’articolo 4, comma 3, del Regolamento AIFA, in raccordo con il Direttore tecnico-scientifico;
• supporta il Direttore amministrativo nella predisposizione dei periodici rapporti informativi di cui all’articolo 4, comma 2, lettera b) del Regolamento AIFA, in raccordo con il Direttore tecnico-scientifico;
• monitora l'avanzamento della produzione in coordinamento con le competenti strutture;
• svolge le funzioni della struttura tecnica permanente per la misurazione della performance, assicurando il supporto metodologico e strumentale per lo svolgimento dei compiti dell’Organismo indipendente di valutazione (OIV), curandone il raccordo con le strutture dell’AIFA;
• gestisce il sistema di misurazione e valutazione della performance, supportando le strutture competenti ai fini delle attività finalizzate alla ripartizione delle risorse incentivanti al personale.

Ufficio per la qualità e la gestione documentale

• Effettua il controllo e l’implementazione del Sistema di Gestione della Qualità nei processi dell’AIFA, assicurando anche la conformità alla normativa vigente dei sistemi di qualità;
• fornisce supporto alla redazione e all'aggiornamento dei documenti di qualità dell’AIFA;
• promuove attività di comunicazione interna finalizzate alla condivisione delle azioni svolte per il miglioramento del Sistema di Gestione della Qualità;
• programma e conduce, sulla base degli indirizzi del Consiglio di amministrazione e del Collegio dei revisori dei conti, gli audit interni e gestisce i Corrective Action and Preventive Action (CAPA) Plan proposti dalle strutture;
• effettua l’analisi dei rischi e delle opportunità correlati ai processi afferenti all'AIFA al fine di accrescere gli effetti desiderati e prevenire e mitigare i rischi che possono minare il raggiungimento degli obiettivi prefissati;
• supporta le strutture dell’AIFA in occasione degli eventi internazionali in materia di qualità, in raccordo con l’Ufficio relazioni internazionali e l’Ufficio affari internazionali;
• assicura l’integrazione delle attività dell’AIFA nell’ambito del gruppo europeo WGQM;
• redige e aggiorna, in sinergia con le strutture competenti dell’AIFA, la Carta dei Servizi, monitorando i livelli di qualità per i servizi erogati;
• coordina il monitoraggio del rispetto dei termini di conclusione dei procedimenti amministrativi ai sensi dell’articolo 2, comma 9-bis, legge 7 agosto 1990, n. 241;
• coordina e cura il servizio di gestione e conservazione documentale dell'AIFA supportando le strutture nell'implementazione dei relativi processi, in raccordo con l’Area per la digitalizzazione, il procurement e il patrimonio e l’Area per le politiche del personale e del bilancio.