Si comunica a tutte le Aziende farmaceutiche, Segreterie organizzative e Provider che a partire dal 01 ottobre 2025, dalle ore 13:00, saranno operative diverse modifiche e nuove funzionalità all’interno del “Sistema Autorizzazione Convegni e Congressi”. Le seguenti innovazioni mirano a ottimizzare la gestione delle pratiche, semplificare la comunicazione e migliorare l’esperienza utente.

Selezione multipla destinatari evento

Durante la creazione di una nuova pratica, sia monosponsor che plurisponsor, nella “Sezione Generale” sarà possibile selezionare più destinatari tramite il menu a tendina “Destinatari Iniziativa”. Il pop-up di selezione resterà aperto dopo ogni scelta, evitando la chiusura automatica e consentendo un inserimento più rapido e fluido dei destinatari.

Centro Notifiche

Il sistema di notifiche è stato ottimizzato per ridurre il numero complessivo di comunicazioni inviate e migliorarne l’efficacia informativa. Ora le notifiche sono classificate per livello di priorità e criticità, rendendo più chiaro quali messaggi richiedano un’attenzione immediata.

Gestione Tempo di inattività del sistema

È stata introdotta una funzione di salvataggio automatico in bozza che registra ogni 5 minuti tutte le modifiche apportate dall’utente e non ancora salvate manualmente. In caso di scadenza della sessione per inattività, i dati inseriti non andranno persi e saranno disponibili al successivo accesso.

Inserimento di nuove voci di costo

Nella sezione “Dati Pagamento” > “Costi” delle richieste aziendali sono state aggiunte nuove voci di costo, oltre alla macro-categoria “Spese Generiche”:

• Apposizione logo istituzionale
• Comunicazioni di promozione dell’evento
• Progettazione evento
• Segreteria organizzativa
• Esposizione vele
• Personale di supporto non aziendale / operatori congressuali
• Materiali congressuali
• Fee agenzia
• Accreditamento
• Piattaforma e videoregistrazioni
• Kit congressuale
• Webinar / simposio / lettura

A seguito di questa modifica, non sarà più possibile allegare un file di testo contenente i dettagli delle spese nel campo “Allegati” della richiesta.

Riorganizzazione delle voci menu a tendina “Azioni”

Nella funzionalità “Elenco Richieste”, le voci del menu a tendina “Azioni” sono state riorganizzate per priorità: la voce “Integrazione Richiesta” ora compare al primo posto ed è evidenziata per facilitarne la riconoscibilità e l’accesso da parte dell’utente.

Selezione multipla delle richieste per azioni

Per semplificare e velocizzare le operazioni, è stata aggiunta la possibilità di selezionare simultaneamente più richieste nell’“Elenco Richieste” ed eseguire in modo massivo le seguenti azioni:

• Validazione (firma)
• Invio richiesta
• Operazioni di annullamento delle Aziende Farmaceutiche (Azf)

Nota Bene: Si raccomanda un utilizzo attento della selezione multipla, verificando la correttezza delle richieste selezionate prima di procedere.

Nuovo filtro di ricerca “Richieste in scadenza”

Per agevolare l’identificazione delle operazioni imminenti, è stato introdotto il filtro “Richieste in scadenza”, che permette di visualizzare rapidamente tutte le richieste con data di scadenza nei successivi 7 giorni.

Documento Dettaglio pratica

Nella sezione “Dettaglio Completo” dell’“Elenco Richieste” è ora disponibile un nuovo documento consultabile e scaricabile dall’utente. Questo documento include tutte le informazioni di dettaglio della singola pratica, comprese le voci di costo a preventivo e a consuntivo.
Per le richieste presentate dopo il rilascio dell’evolutiva, il documento viene generato automaticamente dal sistema.
Per quelle presentate prima, il documento deve essere generato manualmente tramite il pulsante “Genera Documento”.

Pop-up di conferma annullamento  

Per evitare azioni irreversibili involontarie, è stato introdotto un pop-up di conferma che richiede l’approvazione esplicita dell’utente prima di procedere con qualsiasi operazione di annullamento.

Nuova voce di menu “Pratiche/Richieste ante 01/04/2024”

È stata implementata una funzionalità dedicata alla consuntivazione e consultazione delle istanze presentate ad AIFA prima del 1° aprile 2024, ossia tramite l’applicativo ACC dismesso. Dal menu è ora possibile selezionare “Pratiche/Richieste ante 01/04/2024” per accedere ai documenti e alle informazioni provenienti dalla versione precedente dell’applicativo.
Nella maschera di consultazione sono disponibili i seguenti filtri di ricerca:

• ID Master 
• ID Richiesta 
• Titolo 
• Richiesta da Consuntivare (SI/NO) 
• Data inizio Da 
• Data inizio A 
• Data Fine Da 
• Data Fine A 
• Codice Pagamento 
• SIS 
• Denominazione Azienda 
• Farmaci presentati 

Se il filtro “Richiesta da Consuntivare” è impostato su Sì, vengono mostrate solo le richieste per cui il consuntivo non è ancora stato inserito; se impostato su No, compaiono quelle che risultano già presenti in base dati.
In base allo stato di consuntivazione, nella tabella dei risultati saranno disponibili le seguenti azioni:

• Richiesta consuntivata = Sì: “Stampa Riepilogo” per generare e scaricare il documento riepilogativo, comprensivo degli importi consuntivati.
• Richiesta consuntivata = No: “Consuntivazione Richiesta” per avviare il processo di consuntivazione. Al termine sarà disponibile la funzione “Stampa Riepilogo”.

Pubblicato il: 30 settembre 2025